IAAF

MANAGER DE LA GOUVERNANCE

Annonceur : IAAF
Référence de l'annonce : 20920
Type d'annonce : Offres
Date de publication : 15-01-2018
Fonction recherchée :
Type(s) de contrat :
Secteur(s) d'activité :

Au sein du Département de la GOUVERNANCE de l’IAAF
Rapportant directement au Directeur de la Gouvernance, des Membres et des Relations Internationales, la personne en charge de ce poste est principalement responsable de la gestion de la documentation liée aux réunions des corps institutionnels, comme le Congrès et le Conseil, la circulation d’informations institutionnelles au sein de l’IAAF et de ses Fédérations Membres, ainsi que la coordination du travail des divers Comités, des Groupes de travail et des Commissions.

L’Association Internationale des Fédérations d’Athlétisme (IAAF) est l’instance dirigeante internationale pour les sports d’athlétisme.
Elle est composée de 6 associations continentales et de 214 fédérations nationales. L’IAAF organise plusieurs compétitions mondiales majeures comme les « World Athletics Series (WAS), les One Day Meetings comme le World indoor Tour, la Diamond League ainsi que les Road Race Label Events.
Sa mission est de diriger, gouverner et développer les sports d’athlétisme sous toutes leurs formes dans le monde entier en unissant la famille de l’Athlétisme dans un esprit d’Excellence, d’Intégrité et de Solidarité.
Le siège est basé à Monaco avec une équipe d’un peu plus de 70 personnes, issues de 18 différentes nationalités.
Lord Sébastian Coe a été élu nouveau président de l’IAAF depuis 2015, et a dès lors instauré une phase de transformation organisationnelle et de modernisation. Inutile de dire que c’est le moment opportun pour rejoindre l’IAAF !

MISSIONS PRINCIPALES :

Etre un membre de l’équipe responsable de :

La Gestion et l’élaboration de la documentation relative aux réunions des corps institutionnels (tel que le Congrès et le Conseil) :

• Fournir toute assistance pour la préparation des ordres du jour du Congrès et du Conseil, des ordres de diffusion, des rapports, de la documentation justificative, des notes d’information, des présentations PowerPoint, etc.
• Etre en support pour la préparation des procès-verbaux, la collecte des transcriptions des réunions ainsi que le suivi des actions relatives aux décisions du Congrès et du Conseil comme par exemple, la rédaction des lettres de nominations, la mise à jour de la règlementation etc.
• Rédiger des Circulaires (communication écrite aux Fédérations Membres) pour fournir des mises à jour des informations et des décisions après les réunions des corps institutionnels et plus généralement sur n’importe quelle question de gouvernance ou d’ordre constitutionnel.
• Réviser les Circulaires rédigées par d’autres départements, telles que les informations relatives aux compétitions et aux événements, les diffuser aux Fédérations Membres via le site extranet de l’IAAF et assurer le suivi de toutes les requêtes émanant des Fédérations Membres.
• Assurer la liaison avec les services de traduction (tant en interne qu’en externe selon les cas) pour tous les documents publiés.
• Faire la liaison avec l’équipe Marketing concernant le planning et la logistique pour le Congrès, le Conseil et tout autre évènement institutionnel.
• Gérer la documentation relative à la gouvernance et l’information figurant sur le site internet, l’Intranet et l’Extranet de l’IAAF.
• Tenir à jour la documentation du Congrès et du Conseil, et tous les registres, dont celui des Membres du Conseil (incluant les dates des rendez-vous, les nominations, les CV, les postes, les déclarations, etc.).
• Suivre les dépenses relatives au Congrès et au Conseil

La coordination des réunions de tous les Comités, Commissions, Groupes de travail et Groupes consultatifs :

• Participer aux réunions des Comités, Commissions, Groupes de travail et Groupe consultatifs, comme demandé et / ou en agir en tant que membre de l’équipe de liaison de L’IAAF (en tant que point de contact par ex.) selon les besoins pour les groupes traitant de Gouvernance.
• S’assurer que tous les agents de liaison désignés sont bien informés et qu’il y a une compréhension claire du rôle et une approche cohérente de tous les groupes, y compris sur le processus relatif aux recommandations pour les décisions du Conseil.
• Travailler avec les agents de liaison afin de s’assurer que les Comités, les Commissions etc. produisent leurs rapports, présentations et documentations justificatives dans les temps pour les réunions du Conseil et que toutes les recommandations pour les décisions du Conseil incluent des analyses et recherches rigoureuses et documents justificatifs y afférent pour informer le Conseil.
• Fournir de l’assistance pour la compilation de toute la documentation pertinente relative aux Comités, Commissions, Groupes de travail ou Groupes consultatifs, examiner les résultats après les réunions et faciliter la collaboration entre les groupes lorsque les travaux doivent être plus conformes et qu’une contribution plus approfondie est requise.

Assistance générale à la Gouvernance :

• Faire la liaison avec le Responsable de l’Ethique et de la Conformité (Ethical Compliance Officer) de l’IAAF pour la collecte des déclarations (par exemple, sur les conflits d’intérêts et pour le processus de vérification) pour les membres du Conseil, des Comités, des Commissions, des Groupes de travail et des Groupes consultatifs.
• Aider à développer et à documenter les processus et procédures liés à la gouvernance, y compris les nouvelles orientations qui sont en cours d’élaboration à la suite des nouvelles constitutions de 2017 et 2019.
• Soutenir le suivi de la conformité et des progrès, et, le cas échéant, rédiger des mises à jour sur la performance par rapport aux principaux objectifs de gouvernance.
• Effectuer toute tâche d’administration générale et toute activité liée au département requise par le directeur du département

CE QUE NOUS ATTENDONS DE VOUS :

• Etre d’une totale intégrité.
• Avoir d’excellentes compétences en organisation et en planification.
• Etre rigoureux et attentif aux détails, et avoir la capacité à assurer la cohérence de l’approche et de l’information entre les groupes et dans les communications.
• Avoir d’excellentes compétences écrites, orales et relationnelles.
• Avoir un esprit d’équipe et la capacité à construire des relations de travail solides.
• Être diplomate, respectueux des différences culturelles et capable de travailler dans un environnement politique.
• Etre proactif et avoir un esprit analytique et critique, en étant toujours à la recherche d’une meilleure façon de faire ou d’organiser.
• Avoir un intérêt et une certaine connaissance et compréhension du sport international.

COMPETENCES ATTENDUES :

• Un diplôme universitaire (droit, management du sport, gestion de projet, relations internationales, sciences politiques).
• Qualités reconnues en gestion de projet et expérience de coordination/administration d’équipe.
• Expérience de travail dans une organisation internationale (sportive, gouvernementale ou non gouvernementale)
• Expérience de haut niveau et reconnue dans la production d’écrits de qualité, y compris des procès-verbaux, des rapports et des documents d’information.
• Excellent niveau d’Anglais et de Français, autant à l’écrit qu’à l’oral
• Compétences en informatique avec une connaissance approfondie des logiciels MS Office, particulièrement Word, Excel et PowerPoint.

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A PROPOS DE IAAF

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Email : emploi@iaaf.org

Adresse :

Association Internationale des Fédérations d’Athlétisme
Monaco