MONTE-CARLO SOCIETE DES BAINS DE MER

ASSISTANT(E) COORDINATION LOGISTIQUE

Annonceur : MONTE-CARLO SOCIETE DES BAINS DE MER
Référence de l'annonce : 23514
Type d'annonce : Offres
Date de publication : 05-03-2019
Fonction recherchée :
Type(s) de contrat :
Secteur(s) d'activité :

Un poste d’Assistant(e) Coordination Logistique est à pourvoir au sein de notre Direction Artistique

(CDD sur remplacement de congé maternité du 01/05/2019 au 31/10/2019)

Annonce à consulter sur EMPLOI MONACO, le Premier Site Emploi de la Principauté :

Mission :

L’Assistant(e) Coordination Logistique assume la gestion administrative des contrats d’artistes dans le cadre de tous les concerts, festivals et événements organisés par la Direction Artistique, et se produisant sur tous lieux SBM. Il/Elle est également en charge de leur organisation sur le plan logistique (hébergement, voyages, transferts internes…).

Principales Activités :

*GESTION ADMINISTRATIVE DES CONTRATS D’ARTISTES :

• Réalise l’interface entre les sociétés de production, la Direction Juridique et la Comptabilité pour l’élaboration et la gestion des contrats d’artistes :
> Est en contact permanent avec les sociétés de production
> Etablit les contrats en lien avec la Direction Juridique
> Saisit les bons de commandes SAP et suit la facturation avec la Comptabilité, jusqu’au règlement final
> Participe au suivi budgétaire correspondant
• Assure la gestion des fiches techniques (riders) liées au contrat, en interface avec les sociétés de production d’artistes et d’accueil
• Contribue à l’actualisation des banques de données de la Direction Artistique : fiches artistes-concerts-budget, contrats, fiches techniques…
• Est en charge de la compilation et de l’envoi des fiches SACEM

*GESTION DE LA LOGISTIQUE :

• Assure l’organisation de l’hébergement, transports et transferts des Artistes :
> Est en relation directe et permanente avec les sociétés de production (besoins en hébergement, rooming-lists, passeports, vols, besoins en transferts internes…)
> Recherche des hôtels au sein et en dehors du Resort, qui correspondent aux demandes contractuelles d’hébergement des artistes (catégorie, nombre de chambres, rider d’accueil…)
> Effectue et suit les démarches auprès du Service Réservations Groupes, des Directions et Réceptions des hôtels du Groupe et des hôtels extérieurs pour la partie hébergement, et de la Direction Financière et sociétés de transports pour la partie voyages / transferts
> Accueille les artistes à leur arrivée
• Négocie et établit un contrat d’hébergement annuel avec chaque hôtel retenu selon les périodes prévues de programmation
• Pour la partie Catering, met en place, en interface avec la Direction Financière, les buy-outs contractuels de tous événements, show, animations et attractions
• Est en charge de l’organisation des déplacements du Directeur Artistique
• Assume la gestion administrative et budgétaire de son activité (traitement SAP, factures…)

• Participations diverses aux manifestations spéciales (Gala de la Croix-Rouge Monégasque…)

La fiche métier n’a aucune valeur contractuelle, les missions mentionnées sur cette fiche métier ne sont pas exhaustives et toutes autres missions ou activités supplémentaires pourront être confiées, en cas de nécessité du service.

Profil d’accès à l’emploi :

• Bac +2 minimum spécialisation Gestion / Administration / Commercial
• Expérience équivalente dans le domaine événementiel / artistique et connaissance du secteur hôtelier
• Sens du contact et de la communication, discrétion
• Polyvalence, disponibilité et flexibilité
• Capacité d’organisation et de gestion des priorités, goût du travail en équipe
• Aptitude à travailler vite et efficacement sous pression, rigueur, culture du résultat
• Sens de l’initiative, aptitude à trouver des solutions
• Confidentialité absolue
• Excellente présentation

Langues étrangères :
Anglais – Niveau Expert
Italien – Niveau Confirmé

Outils Informatiques : Pack Office
Logiciels spécifiques : SAP, Opéra

Temps de travail : Horaires administratifs

Contraintes du métier : Grand disponibilité – Amplitude horaire forte – Présence ponctuelle soir, week-end et jours fériés pour accueil artistes

©EMPLOI-MONACO.COM, le Premier Site Emploi de la Principauté :

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A PROPOS DE MONTE-CARLO SOCIETE DES BAINS DE MER

MONTE-CARLO SOCIETE DES BAINS DE MER

Avec plus de 3 000 collaborateurs, Monte-Carlo Société des Bains de Mer se hisse au premier rang des employeurs de la Principauté de Monaco. Si tout le monde connaît ses activités principales, l’hôtellerie, la restauration et les jeux, bien peu se doutent que la Société recèle quelque 500 métiers répertoriés dans des secteurs aussi variés que le spectacle, le marketing, l’environnement, la finance, les travaux et second œuvre, le bien-être…. Cette diversité de métiers et de compétences est garante du savoir-faire que Monte-Carlo Société des Bains de Mer met au service de ses clients depuis 150 ans.

Site Internet : Site Emploi Monte-Carlo Société des Bains de Mer

Email : recrutement@sbm.mc

Adresse :

Place du Casino
98000 Monaco