IAAF

COORDINATEUR OPERATIONS EVENEMENT

Annonceur : IAAF
Référence de l'annonce : 20738
Type d'annonce : Offres
Date de publication : 12-12-2017
Fonction recherchée :
Type(s) de contrat :
Secteur(s) d'activité :

Au sein du Département Compétitions Et Evénements de l’IAAF

A PROPOS DE L’IAAF

L’Association Internationale des Fédérations d’Athlétismes (IAAF) est l’instance dirigeante internationale pour les sports d’athlétisme.
Cela inclut 6 fédérations continentales et 214 fédérations nationales. L’IAAF organise plusieurs compétitions mondiales majeures, incluant les World Athletics Series (WAS) et les One Day Meetings, la Diamond League ainsi que l’IAAF Road Race Label Events.
Sa mission est de diriger, gouverner et développer les sports d’athlétisme sous toutes leurs formes dans le monde entier en unissant la famille de l’Athlétisme dans un esprit d’Excellence, d’Intégrité et de Solidarité.
Le siège est basé à Monaco, l’équipe se compose d’un peu plus de 70 personnes, issues de 18 différentes nationalités.

Lord Sébastian Coe a été élu nouveau président de l’IAAF depuis 2015, et a dès lors instauré une phase de transformation organisationnelle et de modernisation. Inutile de dire que c’est le moment opportun pour rejoindre l’IAAF.

DESCRIPTION GENERALE

Le coordinateur opérations évènement est responsable de la coordination de certains aspects opérationnels des différents évènements WAS et des Jeux Olympiques tels que l’hébergement, l’accréditation, les transports, la logistique, la gestion des volontaires, etc. et rapporte à l’Event Manager en charge de chaque évènement.

MISSIONS PRINCIPALES

Au Siège :

-  Coordonner les opérations sur les évènements WAS qui vous auront été assignés. Cela inclut, entre autres, les responsabilités suivantes :
o Hébergement des employés de l’IAAF, des délégués, des invités ;
o Assistance dans la mise en place de l’organisation des évènements de l’IAAF et la gestion des accréditations ;
o Assurer le lien entre les Délégués nommés, les employés de l’IAAF et le département en charge des voyages de l’IAAF dans le cadre des voyages desdites personnes sur les évènements et pour les visites sur site.
o Coordonner les procédures de visas relatifs aux événements assignés
o Développer le plan de transport/vol pour les employés de l’IAAF, la famille de l’IAAF et leurs invités.
o Organiser l’expédition du matériel nécessaire aux évènements (aller et retour)
o Coordonner l’examen minutieux des documents imprimés
-  Assister les responsables d’évènement pour le planning général et la coordination des évènements ;
-  Participer à la préparation du manuel employé pour les évènements WAS ;
-  Rédiger un manuel des opérations des évènements ;
-  Gérer la commande des contributions/dons en nature (VIK) et leur livraison aux comités locaux d’organisation ;
-  S’assurer que les informations relatives aux évènements sont tenues à jour dans une base de données correspondante ;
-  Aider les autres départements au sein de l’IAAF si besoin, avant et pendant les évènements (par exemple pour

Durant les événements-sur sites

Assister le Manager Evènement durant les évènements dans les tâches suivantes (liste non exhaustive) :
-  Veiller à ce que les bureaux de l’IAAF soient bien organisés dans les différents sites (hôtels, stade, etc., de l’IAAF). Les bureaux doivent être fonctionnels, présentables et bien équipés ;
-  Organiser la distribution rapide et efficace du matériel au personnel, aux Délégués et aux invités de l’IAAF, y compris : l’accréditation, le sac de bienvenue, les invitations aux événements sociaux, les uniformes des Délégués, cadeaux, listes de téléphone, etc… ;
-  Gérer les volontaires des Comités Locaux d’Organisation ;
-  Assurer la liaison avec les hôtels réservés et les LOC concernant les modalités d’hébergement pour les membres de l’IAAF et les invités ;
-  Assister les membres de la famille IAAF dans le cadre de leur déplacement ;
-  Etre le point de contact au sein des bureaux de l’IAAF et des salles de réunions pour répondre aux requêtes des invités ;
-  Déterminer le matériel de l’événement, les articles, les documents qui doivent être archivés et organiser l’archivage approprié de ce matériel après l’événement ;
-  Toutes autres tâches à l’extérieur des locaux de l’IAAF, selon les besoins et à la demande du chef des opérations évènement.

COMPETENCES REQUISES

-  Expérience significative d’au minimum deux ans en coordination d’évènements au sein d’une fédération internationale majeure et / ou d’un organisme d’événement sportifs internationaux majeurs ;
-  Connaissance et expérience dans le management des évènements et le système des accréditations ;
-  Capacité à faire preuve de flexibilité et à travailler en équipe avec enthousiasme et engagement ;
-  Excellente organisation et compétence en gestion du temps, avec une capacité à gérer une charge de travail variable tout en conservant un sens aigu du détail ;
-  Expérience avérée dans la gestion de plusieurs projets en même temps ;
-  Excellentes compétences en communication verbale et écrite en anglais (la maîtrise de toute autre langue serait considérée comme un plus) ;
-  Etre prêt à être très flexible et disponible avant et pendant les évènements ;
-  Capable de voyager à l’étranger et travailler loin de la maison pendant parfois jusqu’à 4 semaines d’affilée ;
-  A l’aise pour faire des présentations devant une audience ;
-  La maitrise de Smartsheet, PowerPoint, Word et Excel est requise.

QUALITES REQUISES

-  Intégrité totale ;
-  Fort sens du travail d’équipe et esprit d’équipe ;
-  Personnalité proactive avec une attitude « volontaire » qui peut travailler en totale autonomie tout en sachant quand il faut informer son supérieur de problèmes potentiels ;
-  Résilient et capable de travailler sous pression pendant les périodes intenses ;
-  Prise d’initiative et proactivité ;
-  Efficacité et capacité à analyser les méthodes de travail actuelles et à proposer des processus simplifiés.

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A PROPOS DE IAAF

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Email : emploi@iaaf.org

Adresse :

Association Internationale des Fédérations d’Athlétisme
Monaco