Détail de l'offre sélectionnée

Responsable de Bureau/Athletics Integrity Unit

Date de publication :05-09-2017
Annonceur :IAAF
Type(s) de contrat :
Fonction recherchée :
Secteur(s) d'activité :
Référence de l'annonce :20275
 

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Profil

Responsable de Bureau/Athletics Integrity Unit

Le Responsable du bureau et de l’administration est rattaché (e) à l’Unité d’Intégrité de l’Athlétisme, (UIA) en charge de lutter contre le dopage dans l’athlétisme.

DESCRIPTION GENERAL DU POSTE

Rapportant directement au directeur de l’Unité d’Intégrité, le responsable de bureau a en charge la planification, et la coordination, de toute activité administrative nécessaire au bon fonctionnement de l’UIA, ainsi que de la maintenance des locaux.

MISSIONS PRINCIPALES

• Suivre le budget au fil de l’année et faire des rapports périodiques.
• Elaboration de procédures efficaces (demandes de dépenses, passage de commandes, approbation des factures..) et les faire respecter.
• Etablir et maintenir un système de classement efficace, des conditions de stockage et d’archivage sécurisées de toutes les informations confidentielles et de tous les matériels.
• S’assurer que tout fonctionne de manière efficiente et efficace, en mettant toujours en avant le bien-être de l’équipe
• Planifier les réunions et les rendez-vous
• Réserver les billets et les hébergements
• Commander les articles de papeterie et les fournitures
• Gérer le courrier, les réclamations et les requêtes
• Préparer les lettres, les présentations et rapports
• Assurer la maintenance du bureau et superviser tout travail indispensable effectué par des tiers
• Collaborer avec le département de l’IT pour tous les équipements du bureau
• Collaborer avec les RH sur les questions qui s’y rattachent.
• Gérer les contrats et la négociation des prix avec les fournisseurs
• Planifier les activités internes et externes
• Travailler sur n’importe quel projet ponctuel à la demande du Directeur de l’Unité d’Intégrité.

LE CANDIDAT ATTENDU

• Travaillera en tant que membre clé de l’équipe dirigeante de l’AIU
• Créera une relation solide avec les contacts clés au sein de l’IAAF afin de s’assurer de la continuité de l’assistance et des services fournis
• Créera un environnement de travail qui sera efficace, productif, énergique, et répondra aux besoins des équipes.
• Sera d’une intégrité totale.
• Sera organisé, apte à la résolution des problèmes, et d’une nature proactive. Fera preuve de confidentialité et sera doté d’un fort esprit d’équipe.
• Aura d’excellentes capacités de communication.
• Aura une excellente gestion du temps, sera multitâches (polyvalent) et saura prioriser.
• Aura un esprit créatif avec une capacité à suggérer des améliorations.
• Fera preuve d’une loyauté totale envers l’organisation.

PRE-REQUIS

• Expérience et compétence significatives en administration
• Expérience dans la mise en place et le maintien de procédures administratives efficaces
• Excellent niveau d’anglais et de français, autant à l’écrit qu’à l’oral. Toute maitrise d’une langue supplémentaire serait un plus.
• Expérience probante sur un poste antérieur d’Office Manager.
• A jour en matière de logiciel, d’application, et de technologie pour la gestion de bureau. Bonne maîtrise du pack office.


Annonceur

IAAF

Email : emploi@iaaf.org

Adresse :

Association Internationale des Fédérations d’Athlétisme
Monaco

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