Détail de l'offre sélectionnée

RESPONSABLE BUREAU ET ADMINISTRATION / OFFICE MANAGER

Date de publication :05-07-2017
Annonceur :IAAF
Type(s) de contrat :
Fonction recherchée :
Secteur(s) d'activité :
Référence de l'annonce :20038
 

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Profil

IAAF

Le Responsable du bureau et de l’administration est rattaché (e) à l’Unité d’Intégrité de l’Athlétisme, (UIA) en charge de lutter contre le dopage dans l’athlétisme.

Rapportant directement au directeur de l’Unité d’Intégrité, le Responsable du bureau et de l’administration est responsable de la planification, de la coordination, du management, et du reporting des finances de l’UIA, de toute activité administrative nécessaire au bon fonctionnement de l’UIA, ainsi que de la maintenance des locaux.

MISSIONS PRINCIPALES

• Coordination en amont des prévisions qui permettront au Conseil et au Directeur de sécuriser l’allocation annuelle budgétaire approuvée et versée par l’IAAF.
• Coordination de la production du budget annuel.
• Suivre le budget et faire des rapports budgétaires périodiques pour comparer avec le bilan annuel.
• Produire des rapports périodiques et annuels
• Etablir et respecter des procédures efficaces pour les demandes des dépenses, le passage des commandes, l’approbation et le paiement des factures. Remplir toutes les obligations légales.
• Etablir et maintenir un système de classement efficace, des conditions de stockage et d’archivage sécurisées de toutes les informations confidentielles et de tous les matériels.
• S’assurer que tout fonctionne de manière efficiente et efficace, en mettant toujours en avant le bien-être de l’équipe
• Planifier les réunions et les rendez-vous
• Réserver les billets et les hébergements
• Commander les articles de papeterie et les fournitures
• Gérer le courrier, les réclamations et les requêtes
• Préparer les lettres, les présentations et rapports
• Assurer la maintenance du bureau et superviser tout travail indispensable effectué par des tiers
• Collaborer avec le département de l’IT pour tous les équipements du bureau
• Collaborer avec les RH sur les questions qui s’y rattachent.
• Gérer les contrats et la négociation des prix avec les fournisseurs
• Planifier les activités internes et externes
• Travailler sur n’importe quel projet ponctuel à la demande du Directeur de l’Unité d’Intégrité.

LE CANDIDAT ATTENDU

• Travaillera en tant que membre clé de l’équipe dirigeante de l’AIU
• Créera une relation solide avec les contacts clés au sein de l’IAAF afin de s’assurer de la continuité de l’assistance et des services fournis
• S’assurera que le Conseil de l’UIA et le Directeur du département seront constamment tenus au courant de la performance financière de l’Unité d’Intégrité par la production de rapport périodiques clairs.
• Aidera l’équipe dirigeante à identifier tous les risques potentiels, financiers ou autres, et proposera des actions pour les limiter.
• Créera un environnement de travail qui sera efficace, productif, énergique, et répondra aux besoins des équipes.
• Sera d’une intégrité totale.
• Sera organisé, apte à la résolution des problèmes, et d’une nature proactive. Fera preuve de confidentialité et sera doté d’un fort esprit d’équipe.
• Aura d’excellentes capacités de communication.
• Aura une excellente gestion du temps, sera multitâches (polyvalent) et saura prioriser.
• Aura un esprit créatif avec une capacité à suggérer des améliorations.
• Fera preuve d’une loyauté totale envers l’organisation.

PRE-REQUIS

• Expérience et compétence significatives en gestion de budget et en administration
• Expérience dans la mise en place et le maintien de procédures administratives efficaces
• Excellent niveau d’anglais et de français, autant à l’écrit qu’à l’oral. Toute maitrise d’une langue supplémentaire serait un plus.
• Expérience probante sur un poste antérieur d’Office Manager avec des responsabilités budgétaires et de management de projet.
• A jour en matière de logiciel, d’application, et de technologie pour la gestion de bureau. Bonne maîtrise du pack office.


Annonceur

IAAF

Email : emploi@iaaf.org

Adresse :

Association Internationale des Fédérations d’Athlétisme
Monaco

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